副業をやろうと思っても、なかなか時間が作れなくて本腰を入れて出来ないという話を聞きます。時間を作るということは”スキマ時間”を作ったり、”作業効率を高める” ということよりも、本来やる必要もないものをやらないと判断することが大事だったりします。
私も本業のほうが手いっぱいになってて、毎日終電まで仕事をしている日が続いてましたが、やること・やらないことを丹念に積み重ねていって、ようやく定時で帰れるようになりましたｗｗ
意外とこれまで当たり前のようにやってきた仕事って、もはや意味が無かったりすることが多いので、棚卸しというのが大事です。
いまでは本来やる必要もないタスクを時間浪費タスクと呼んで、他のタスクで代替できればやらないという判断をしていってます。
時間浪費タスクのチェックポイントと、こんな感じで無くしていったよという対策を紹介していきます。
１．時間浪費タスクの主なチェックポイント
会社組織によって、若干違いはあると思いますが、担当部門が多く・社員数が増えるほど浪費タスクが顕著になります。
（１）自分がやるべき仕事か？
大半の人は、できる仕事かできない仕事 で選んでいて、やるべきか・否かで判断してません。
どの層でも同じですが、一般的には担当者や現場に近いレベルの人に仕事が押し付けられる傾向にあるので、一度受けてしまうと次も受けざるを得ない傾向になります。
（２）不用意にタスクを増やしていないか？
自覚はなくても自分で仕事を増やしているケースがあります。
例えば、進捗の報告に不審な点があると、”きちんと裏取りして報告しに来い”と指示される人を良く見かけませんか？自分で墓穴を掘って仕事を増やすケースも結構あります。
そうなると、進捗のための進捗、作業のための作業という風に仕事が雪だるま式に膨らんできます。
（３）仕事を作ってくる人が周りにいないか？
現場を分かってないリーダーや管理職の中には、自分が上に報告するための資料を指示する人がいません？そういう立場だけではなくて、古くからいるような有識者にもこの手のタイプが多いです。あったら良いけど、今やるべきこと？と思っても、断るとウルさいし、しぶしぶ仕事を受けてしまうことは沢山あるかと思います。
（４）過剰品質になっていないか？
これは結構”あるある”ですが、どんな会議でも資料に落とす人がいます。ホワイトボードに落とせば一発なんですが、資料を作る＋資料を理解する＋しかも資料が間違っている というのが重なると相当時間が掛かります。本人は相当作り込んだつもりでも、結果的に時間浪費になることが往々にしてあります。
新入社員や転職者は手を抜くことが難しいですが、意図が通じるレベルで十分なケースがほとんどです。
（５）コミニケーションロスが埋まると勘違いしてないか
営業、開発、運用 と担当部門や 上司、先輩、後輩、部下と関係者が多くなるとどうしても、どうしても意図が通じなかったり、認識誤りがあったりすると”コミュニケーションロスを埋める取り組み”が発生します。
実態として、大手のテック系企業でも課題管理簿や案件情報など未だにExcelで管理しており、認識誤りは無くなったと信じています。こういう管理簿や議事録は、
”認識が合った後で記録する”ものであり、そもそもどう認識ずれを埋めるかを計画したものではありません。日々の会話をおろそかにして、ツールに逃げるからずっとギャップが埋まらないのです。
２．手を打ったこと
（１）味方をつける
日本はまだまだ年功序列が強いので、上司からの仕事を”その仕事は本当に意味ありますか？”と聞けませんよね。下手に反応すると、マウントしたいが故にさらに仕事を強制するようになってしまいます。
会社組織の雰囲気によるのですが、中々言い出しづらいうちは
・身近な先輩・同期を味方につける
・階級が２つ以上上の管理職に相談する
これが効いてきます。
まだまだ日本は雰囲気で決まる社会なので、自分だけが頑張るよりも味方を沢山付けている方が有利です。くれぐれも煽動者と思われないように気をつけてください。信頼を失いますので。
（２）重要な仕事を抱えていると思わせる
仕事の困難さや大変さは当事者でないと分かりません。ただ、周りから見たときに”重要だ”と思わせる仕事はあります。
例えば顧客接点系の仕事はすべからく重要ですが、大変とは限りません。
クレームが多くて、対応が大変なと噂のお客さんでも、担当者の相性さえ良ければ意外と素直だったりします。
過去に数々の炎上プロジェクトを請け負ってきましたが、いつ刺されるかをビクビクするより、思い切って矢面に立った方が格段に楽なのですが、周りは心配してあれこれ手助けしてくれます。
重要な役割と仕事を持っていると思われると、他の人に回せる仕事は絶対に回ってきません。
（３）部下・後輩に仕事を振る
仕事を振るのは当然ですが、振り方にポイントがあります。
仕事の進め方は自分で考えさせることです。あれこれと指示してくる人がいますが、絶対に自分で考えさせないとうまくいきません。
最後に必ず振った側の責任を取るようにしましょう。部下が失敗したときに、知らない顔で逃げることだけはしないように。ここを外すとその組織では立ち直れないくらい信用が失墜します。
（４）定時に電源OFF
これは私の担当内ルールにしています。必ず定時にPC電源をOFFにして、退社するようにしています。
最初は仕掛り中の仕事が残っていると、小一時間残業していたりしてましたが、半年間続けていると、一人二人と定時上がりが当たり前になってきて、残業していることがみっともない文化をつくることができました。
すぐに定着するかなと思いましたが、これが一番時間掛かりましたね。部下にとっては逆に定時で上がるのがストレスだったのかもしれませんが、会社以外で経験・体験を積んでもらう方が結果的には会社にメリットがあります。
３．どうなったか
昨年までは無駄な作業が積み重なって、担当部署が疲弊していました。ほぼ全員が毎日終電近くまで仕事していましたが、半年間の業務削減を継続した結果、全員が定時で帰れるようになりました。
これまでは、定時一杯までミッチリ打ち合わせが入っていたので、定時後から自分の仕事が出来るような状態でしたが、打ち合わせ自体を縮小させ・それに付随する成果物も自動的に削減していきましたので、いまは定時内に業務が終わるようにコントロールできました。
定時後は副業にコミットできるようになり、無理なくプログラミングスクールも卒業することができています。
昨年はコロナの件もあり、全社的に業務改善に理解があったことも大きいですが、自分の時間は自分だけでは作りにくいので、組織全体で改善していくことがポイントかとおもいます。
４．まとめ
積み上げていくと、意外と削減できる仕事が多かったことがわかりました。
どうしても仕事のレベルが下がると発想してしまいがちなのですが、定時までのタイムリミットから逆線引いていくと、”そもそもその仕事はやる必要ある？”というのが明らかになります。
昔と比べると時間効率を考えて仕事をこなすことが推奨されており、かなり副業がしやすい環境にあるかと思います。
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